Tạo thư mục hay rule trong Outlook sẽ giúp bạn phân loại, sắp xếp, quản lý email một cách gọn gàng, ngăn nắp và hiệu quả. Cùng Nhân Hòa theo dõi bài viết này để biết cách tạo thư mục trong Outlook và cách tạo rule tự động di chuyển, phân loại email nhé.
I. Lợi ích việc tạo thư mục và phân loại thư trong Outlook
Sắp xếp tất cả các thư được gửi từ một địa chỉ vào một thư mục.
Quản lý thư một cách hiệu quả theo từng thư mục riêng.
Tìm kiếm thư dễ dàng
II. Cách tạo Folder trong Outlook
tại danh sách menu ở bên trái giao diện, bạn hãy nhấn vào Tạo thư mục mới (New Folder).
Nhập tên thư mục của bạn. Như vậy, bạn đã tạo thư mục thành công.
III. Cách tạo Rule tự động di chuyển email bằng phần mềm
1. Hướng dẫn nhanh
- Nhấn chuột phải vào email > Nhấn vào Rules > Chọn Create Rule > Chọn From, subject, send to > Chọn Move the item to folder > Chọn Select Folder
- Chọn thư mục > Nhấn OK > Nhấn OK > Chọn Run this rule now on messages already in this current folder > Chọn OK.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Nhấn chuột phải vào email của người gửi bạn muốn cài đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể > Nhấn vào Rules > Chọn Create Rule
Bước 2: Tại đây, bạn hãy tạo rule tự động di chuyển mail khi thỏa mãn các điều kiện sau:
- From: người gửi.
- Subject contains: chủ đề chứa.
- Send to: được gửi tới.
Tùy chọn thực hiện các tính năng bạn muốn:
- Display in the new item alert windows: hiển thị trong cửa sổ cảnh báo mục mới.
- Play a selected sound: phát âm thanh được chọn.
- Move the item to folder: di chuyển tới thư mục.
Tại mục Move the item to folder, bạn hãy chọn Select Folder. và nhấn vào OK
Bước 3: Nếu bạn muốn chạy quy tắc với thư bạn đã nhận được, hãy chọn Run this rule now on messages already in this current folder > Chọn OK.
Hộp thư của bạn đang được phân loại theo quy tắc đã tạo.
