Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, việc lựa chọn một hệ thống liên lạc ổn định và thông minh là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và phục vụ khách hàng tốt hơn. Nếu như trước đây các công ty chủ yếu sử dụng tổng đài truyền thống, thì hiện nay xu hướng chuyển đổi sang tổng đài ảo đang ngày càng phổ biến nhờ sự linh hoạt, tiết kiệm và dễ mở rộng. Vậy đâu là giải pháp tối ưu? Bài viết dưới đây Duy Anh Web sẽ so sánh chi tiết hai mô hình để bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn.
Tổng đài ảo là gì? Vì sao ngày càng phổ biến?
Tổng đài ảo (hay tổng đài IP, Cloud PBX) là hệ thống tổng đài hoạt động hoàn toàn trên nền tảng internet. Không cần lắp đặt máy chủ cồng kềnh, doanh nghiệp chỉ cần có đường truyền mạng ổn định là có thể gọi nội bộ, gọi khách hàng, ghi âm cuộc gọi, phân phối cuộc gọi tự động và hàng loạt tính năng nâng cao khác.
Điểm cộng lớn nhất của tổng đài ảo nằm ở sự linh hoạt. Nhân viên có thể nghe – gọi ở bất cứ đâu bằng điện thoại IP, phần mềm Softphone hoặc app trên điện thoại. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ kinh doanh, CSKH hoặc nhân sự làm việc từ xa.
Tổng đài truyền thống là gì? Cách hoạt động?
Tổng đài truyền thống (Analog PBX) là hệ thống sử dụng đường dây điện thoại cố định và thiết bị phần cứng đặt tại văn phòng. Mọi tính năng đều phụ thuộc vào phần cứng, hệ thống dây cáp và đầu số cố định.
Dù đã tồn tại lâu đời và có độ ổn định cao, mô hình này ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế: chi phí đầu tư ban đầu lớn, khó mở rộng và không phù hợp với mô hình doanh nghiệp đa chi nhánh.
>>Xem thêm: Tổng đài ảo phù hợp với những loại hình doanh nghiệp nào?
So sánh tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
| Tiêu chí | Tổng đài ảo (Cloud PBX / Tổng đài IP) | Tổng đài truyền thống (Analog PBX) |
|---|---|---|
| Chi phí đầu tư | Không cần phần cứng, chi phí thuê bao rẻ, tiết kiệm 40–60% | Chi phí ban đầu cao, cần mua tổng đài + dây cáp + điện thoại bàn |
| Chi phí vận hành | Thấp, bảo trì từ xa | Cao, phải bảo trì thiết bị vật lý |
| Mở rộng – linh hoạt | Tăng/giảm máy lẻ trong vài phút | Mở rộng khó khăn, phải nâng cấp phần cứng |
| Tính năng | Ghi âm, định tuyến cuộc gọi, tích hợp CRM, làm việc từ xa, quản lý qua web | Ít tính năng, phụ thuộc phần cứng |
| Tính ổn định | Phụ thuộc internet (hiện nay ổn định) | Ổn định do dùng đường dây cố định |
| Triển khai | Nhanh, không cần lắp đặt phức tạp | Lắp đặt thiết bị, đi dây, tốn thời gian |
| Phù hợp với doanh nghiệp | Doanh nghiệp cần linh hoạt, nhiều chi nhánh, đội ngũ làm việc từ xa | Doanh nghiệp nhỏ, ít thay đổi, đã có hạ tầng sẵn |
Doanh nghiệp nên chọn tổng đài nào?
- Nếu doanh nghiệp của bạn mong muốn tiết kiệm chi phí, dễ mở rộng, linh hoạt cho nhân viên, và cần các tính năng nâng cao như ghi âm, quản lý từ xa thì tổng đài ảo là lựa chọn tối ưu.
- Nếu bạn là doanh nghiệp truyền thống, ít thay đổi, cần sự ổn định tuyệt đối và đã có sẵn hạ tầng cũ thì tổng đài truyền thống vẫn có thể đáp ứng.
Tuy nhiên, xét trên xu hướng chuyển đổi số và nhu cầu mở rộng của đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, tổng đài ảo vẫn là giải pháp được lựa chọn nhiều hơn nhờ tối ưu chi phí và tính linh hoạt vượt trội.
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ & TRUYỀN THÔNG DUY ANH WEB
📞 Hotline: 0925.099.999
🌐 Website: https://duyanhweb.com.vn
✉️ Email: sales@duyanhweb.com.vn