SharePoint là gì?
SharePoint là một nền tảng phát triển web do Microsoft phát triển, được sử dụng chủ yếu để quản lý tài liệu, lưu trữ thông tin, và xây dựng các hệ thống nội bộ (Intranet) cho doanh nghiệp. Nền tảng này cung cấp cho doanh nghiệp một không gian làm việc cộng tác, nơi mà các nhóm làm việc có thể chia sẻ tài liệu, thông tin và hợp tác hiệu quả trong các dự án.
Đặc biệt, SharePoint có thể được sử dụng để xây dựng các trang web nội bộ (Intranet), giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý tài liệu, tự động hóa quy trình và nâng cao tính minh bạch trong tổ chức. Bằng cách sử dụng SharePoint, các doanh nghiệp có thể giảm bớt sự lộn xộn trong quản lý thông tin và nâng cao khả năng làm việc nhóm.
Quá trình phát triển của SharePoint
SharePoint ra mắt lần đầu vào năm 2001 với mục đích chính là giúp các doanh nghiệp quản lý và chia sẻ tài liệu trong nội bộ. Tuy nhiên, kể từ đó, nền tảng này đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển và trở thành một hệ thống quản lý nội bộ toàn diện, tích hợp nhiều chức năng khác nhau phục vụ doanh nghiệp.
- 2001 – SharePoint Portal Server 2001: Đây là phiên bản đầu tiên, tập trung vào quản lý tài liệu và thông tin. Lúc đó, tính năng của SharePoint còn khá đơn giản.
- 2003 – SharePoint Portal Server 2003: Microsoft bắt đầu tích hợp nhiều tính năng mới hơn, bao gồm hỗ trợ tốt hơn cho quản lý nội dung, tìm kiếm thông tin và cải thiện giao diện người dùng.
- 2007 – Microsoft Office SharePoint Server (MOSS): Đây là cột mốc quan trọng khi SharePoint bắt đầu được kết hợp chặt chẽ với bộ công cụ Microsoft Office, cho phép dễ dàng tích hợp tài liệu từ Word, Excel, PowerPoint, và các ứng dụng khác.
- 2010 – SharePoint 2010: Phiên bản này giới thiệu thêm các tính năng cộng tác tiên tiến hơn, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn và tăng cường tích hợp với các ứng dụng web.
- 2013 – SharePoint 2013: Bổ sung các tính năng liên quan đến mạng xã hội doanh nghiệp, giúp cải thiện khả năng tương tác giữa các thành viên trong tổ chức.
- Hiện tại – SharePoint Online: Phiên bản hiện tại của SharePoint hoạt động trên nền tảng đám mây, tích hợp với Microsoft 365 và Office 365, cung cấp khả năng truy cập từ xa và tự động hóa quy trình làm việc toàn diện.
SharePoint có gì đặc biệt?
SharePoint không chỉ là một nền tảng quản lý tài liệu, mà còn là một hệ thống Intranet mạnh mẽ, cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng vượt trội:
- Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: cho phép các doanh nghiệp tùy chỉnh theo nhu cầu của mình, từ giao diện người dùng đến quy trình công việc. Điều này giúp tạo ra một hệ thống Intranet phù hợp với đặc thù của từng tổ chức.
- Quản lý tài liệu hiệu quả: cung cấp một không gian lưu trữ tập trung cho các tài liệu, hỗ trợ phân quyền chi tiết và kiểm soát truy cập, đảm bảo tính an toàn và minh bạch cho mọi dữ liệu nội bộ.
- Tích hợp sâu với Microsoft 365: Khả năng tích hợp với các công cụ như Word, Excel, Teams, Outlook giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tính liên kết thông suốt giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Hỗ trợ cộng tác mạnh mẽ: SharePoint cung cấp các công cụ giúp các nhóm dễ dàng cộng tác, chia sẻ thông tin, tài liệu, và làm việc trên cùng một không gian chung.
Phân loại SharePoint
SharePoint có nhiều phiên bản, đáp ứng nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp:
- SharePoint Online: Đây là phiên bản dựa trên nền tảng đám mây, được tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Phiên bản này cho phép truy cập từ bất kỳ đâu và rất thích hợp cho các doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống Intranet mà không cần đầu tư hạ tầng máy chủ.
- SharePoint Server: Là phiên bản cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp, giúp các tổ chức có quyền kiểm soát và tùy chỉnh hệ thống ở mức cao nhất. Phiên bản này phù hợp với các doanh nghiệp lớn cần nhiều tính năng chuyên sâu và bảo mật cao.
- SharePoint Foundation: Đây là phiên bản cơ bản, miễn phí, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu quản lý tài liệu cơ bản mà không cần đến các tính năng phức tạp.
- SharePoint Designer: Là công cụ dùng để thiết kế và tùy chỉnh các quy trình, giao diện người dùng và các giải pháp trên nền tảng SharePoint. Phiên bản này thường được sử dụng bởi các nhà phát triển hoặc quản trị viên hệ thống.
Lợi ích khi sử dụng SharePoint
Sử dụng SharePoint cho hệ thống Intranet mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc quản lý nội bộ và tạo môi trường làm việc cộng tác.
- Tăng cường khả năng quản lý tài liệu: SharePoint giúp quản lý và lưu trữ tài liệu một cách tập trung, có tổ chức và an toàn. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp mà không phải lo lắng về các vấn đề về truy cập hoặc bảo mật.
- Cải thiện giao tiếp nội bộ: Hệ thống Intranet dựa trên SharePoint giúp kết nối các phòng ban trong công ty, giúp trao đổi thông tin dễ dàng và nhanh chóng. Mọi thông tin đều được chia sẻ trên cùng một nền tảng, giúp loại bỏ các rào cản về thông tin.
- Tăng cường cộng tác nhóm: SharePoint cung cấp không gian làm việc chung cho các nhóm làm việc, giúp các thành viên dễ dàng chia sẻ ý tưởng, cập nhật tiến độ và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
- Tự động hóa quy trình làm việc: SharePoint hỗ trợ xây dựng các quy trình làm việc tự động hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quản lý quy trình.
- Bảo mật và phân quyền: SharePoint cung cấp các tính năng phân quyền linh hoạt, giúp doanh nghiệp kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu và thông tin. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi sự truy cập trái phép.
Liên hệ công ty Duy Anh Web
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Intranet dựa trên SharePoint để tối ưu hóa hoạt động quản lý nội bộ và cải thiện sự cộng tác trong doanh nghiệp, Công ty Duy Anh Web sẽ là đối tác tin cậy của bạn. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển web và triển khai các giải pháp SharePoint, Duy Anh Web cam kết mang đến cho bạn giải pháp tối ưu nhất.
Hãy liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn chi tiết về giải pháp Intranet dựa trên SharePoint cho doanh nghiệp của bạn!
